Виза согласования документа - это официальная отметка, подтверждающая проверку и одобрение документа уполномоченным лицом или подразделением. Этот элемент делопроизводства играет важную роль в документообороте организаций.
Содержание
Основные элементы визы согласования
- Подпись ответственного лица - заверяет факт согласования
- Дата согласования - фиксирует момент утверждения
- Должность согласующего - указывает полномочия лица
- Расшифровка подписи - фамилия и инициалы
- Резолюция (при необходимости) - дополнительные замечания
Виды виз согласования
| Тип визы | Характеристика |
| Обязательная | Требуется для всех документов определенного типа |
| Факультативная | По усмотрению руководителя или в особых случаях |
| Внутренняя | Согласование между подразделениями организации |
| Внешняя | Согласование с контрагентами или надзорными органами |
Процесс согласования документа
Типовая процедура включает следующие этапы:
- Подготовка проекта документа
- Определение круга согласующих
- Передача документа на визирование
- Внесение замечаний (при необходимости)
- Фиксация окончательного согласования
Требования к оформлению визы
Виза согласования должна соответствовать следующим критериям:
- Размещаться на лицевой стороне документа
- Находиться в специально отведенном месте (чаще в нижней части)
- Быть читаемой и однозначно идентифицируемой
- Содержать актуальную информацию
Значение визы согласования
Правильно оформленная виза согласования выполняет важные функции:
- Подтверждает проверку документа компетентными лицами
- Распределяет ответственность за содержание документа
- Фиксирует процесс принятия управленческих решений
- Служит доказательством в спорных ситуациях
В некоторых организациях для виз согласования используются специальные штампы или электронные подписи в системах электронного документооборота.
